Prečo investovať do kvalitného systému na riadenie výroby a objednávok

Výrobné firmy dnes fungujú v prostredí, kde sa počet objednávok mení zo dňa na deň, zákazníci chcú rýchle dodanie a obchodná sieť potrebuje jasné informácie. Výroba sa musí prispôsobovať realite, nie tomu, čo by sme si priali v Exceli.

A napriek tomu stovky malých a stredných výrobných firiem stále riadia kľúčové procesy v Exceli alebo v systémoch, ktoré nedokážu držať krok s tým, čo dnešný trh vyžaduje. Ak medzi ne patríte aj vy, tento text je pre vás.

Systém dnes nie je softvér navyše

Kedysi si poriadny systém mohli dovoliť len veľké korporácie. Dnes je to presne naopak. Menšie a stredné firmy ho potrebujú najviac, lebo nemajú kapacitu na chaotickú administratívu, ručné prepisovanie objednávok a nekonečné telefonáty s partnermi.

Excel nezvládne komplexnosť dnešnej výroby. A príliš všeobecný systém zase nezvládne to, čím je vaša firma iná od tej vedľajšej.

Čísla hovoria jasne

Podľa štúdií (napríklad Panorama Consulting alebo Deloitte; presné čísla sa v jednotlivých štúdiách mierne líšia) firmy, ktoré zavedú moderný systém riadenia výroby, dosahujú v priemere:

• 15 až 30 % nárast produktivity,
• 25 až 50 % pokles chybovosti pri objednávkach,
• desiatky ušetrených hodín mesačne len tým, že zmiznú manuálne procesy,
• nižšie náklady na administratívu a menej zbytočných prestojov.

Tieto čísla nevznikajú preto, že by bol softvér „magický“. Vznikajú preto, že systém dáta centralizuje, odstraňuje ich duplicitu, automatizuje rutinné úlohy a dáva firme kontrolu nad celým procesom, nielen nad jednotlivými úlohami.

Najväčší rozdiel však príde vo chvíli, keď systém prepojí obchodnú sieť priamo s výrobou. A to je dnes jeden z najväčších problémov výrobných firiem naprieč Európou.

Chaos stojí viac, než si väčšina majiteľov uvedomuje

Ručne prepísaná objednávka. Telefonát so zmäteným dealerom. Nejasné zadanie do výroby. Stará verzia výkresu. Nepresná kalkulácia. Chyba pri naskladnení. Toto nie sú bežné prevádzkové situácie. Sú to tichí požierači času a peňazí, ktorých si firma väčšinou ani neuvedomuje, kým si to niekto nespočíta.

Zle zadaná objednávka sa zmení na reklamáciu alebo na stratenú maržu. Neaktuálne dáta znamenajú, že výroba vyrobí niečo iné, než si zákazník objednal. Chybné plánovanie prináša prestoje, meškania a stres. A chaos, ktorý sa nabaľuje mesiac po mesiaci, sa nakoniec prejaví aj v tíme. Produktivita padá a s ňou aj nálada.

Dobrý systém väčšinu z týchto chýb odchytí skôr, než vôbec vzniknú. Nedovolí, aby sa do výroby dostal neúplný podklad. Nedovolí, aby obchodník sľúbil niečo, čo firma reálne nevyrobí. Nedovolí, aby oddelenia pracovali každé vo svojej vlastnej informačnej bubline.

Porovnajte si to s Excelom, kde jedna zle napísaná bunka dokáže spraviť celé plánovanie nepoužiteľným.

Rast bez toho, aby ste museli naberať ľudí na krytie chaosu

Veľa majiteľov si myslí, že na ďalšiu úroveň treba hlavne viac ľudí. Vo väčšine prípadov to tak nie je (a väčšinou to hovorí firma, kde ešte nikto poriadne nespočítal, koľko ju ten chaos reálne stojí). Stačí lepší systém, ktorý dokáže spracovať viac objednávok v rovnakom čase, zrýchli komunikáciu s partnermi, dá výrobe spoľahlivé podklady a postará sa o presné plánovanie kapacít a zásob.

Mám na to konkrétny príklad. Klient, ktorý má e-shop a zároveň vyrába zákazkové produkty na mieru, zamestnával štyroch ľudí v backoffice. Ich jedinou prácou bolo kontrolovať objednávky, ktoré mu chodili neúplné z e-shopu a chaoticky z mailu, a ručne ich prepisovať – najprv do vlastného systému a potom do systému dodávateľa. Čím viac mu chodilo objednávok, tým vyťaženejšie bolo oddelenie a tým viac chýb vznikalo.

Postavili sme mu proces a systém okolo neho tak, že si zákazník sám nakonfiguroval produkt a dáta sa cez API prepojili priamo so systémom dodávateľa. Bez ručného prepisovania. Výsledkom bolo menej času, menej nákladov a hlavne výrazne menej chybných objednávok. Nikoho sme neprepustili. Firma jednoducho prestala potrebovať rásť len preto, aby udržala krok s vlastným chaosom.

To je presne to, čo Excel nikdy nedokáže.

Čo si z toho odniesť

Trh sa zrýchľuje a nároky na výrobu rastú. Firmy, ktoré sa spoliehajú na Excel alebo na zastaraný systém, strácajú konkurencieschopnosť. Nie naraz, ale potichu – každou zle zadanou objednávkou a každým zbytočným prestojom.

Moderný systém na riadenie výroby a objednávok dnes patrí k základnej infraštruktúre firmy, presne tak ako dobré stroje alebo spoľahliví ľudia.

Ak máte pocit, že vaša výroba funguje len tak-tak, že Excel sa vám pomaly stáva nepriateľom a komunikácia s obchodnou sieťou vás brzdí, radi sa na to s vami pozrieme. Vo Flowlizarde ponúkame nezáväznú konzultáciu, kde si spolu prejdeme vaše procesy a ukážeme, kde má vaša firma najväčší priestor rásť.