Prečo dobrý proces vo výrobnej firme šetrí viac, než si myslíte

Dobrý proces nie je papierovanie. Je to obrovský, často neviditeľný prínos, ktorý sa prejaví v troch veciach: v rýchlosti, počte chýb a v tom, koľko ľudí naozaj potrebujete na to, aby firma fungovala.

Zlý proces si vypýta ľudí, ktorých by ste vôbec nemuseli mať

Toto je vec, ktorú vidím dookola, a poviem to rovno: veľa firiem zamestnáva ľudí na úlohy, ktoré by dobre nastavený proces jednoducho eliminoval. Nie zjednodušil. Eliminoval.

Najčastejší a najvýstižnejší príklad, aký poznám: zamestnanci prepisujú dáta zo zákazky z jedného systému do druhého. A potom naopak. Objednávka príde v jednom formáte, niekto ju ručne prepíše do výroby, výroba ju prepíše do skladu, sklad do faktúry. Každé prepísanie je príležitosť na chybu. A každá hodina, ktorú niekto strávi prepisovaním, je hodina, ktorú nevenoval niečomu, čo firmu posúva dopredu.

Toto nie je problém jedného zamestnanca, ktorý je pomalý alebo nepozorný. Je to problém procesu, ktorý nikdy nebol postavený tak, aby dáta tiekli samy. Firma si namiesto opravy procesu najme ďalšieho človeka, ktorý tú dieru v procese zalepí svojou prácou. A o rok nato ďalšieho. Rastie firma, ale rastú aj náklady na niečo, čo vôbec nemuselo existovať.

Systém, ktorý proces podporuje, nie obchádza

Tu je rozdiel, ktorý veľa ľudí prehliadne: proces sám osebe je dôležitý, ale keď je spojený so systémom, ktorý ho reálne podporuje (nielen eviduje), efekt sa znásobí.

Dobrý systém neznamená, že máte krajšie tabuľky. Znamená to, že dáta, ktoré vzniknú na jednom mieste (napríklad keď odberateľ vytvorí objednávku), sa automaticky prenesú tam, kde sú potrebné ďalej – do výroby, skladu a logistiky – bez toho, aby ich musel niekto ručne preklikávať. Tok informácií sa zrýchli, chyby sa minimalizujú, pretože dáta majú len jeden zdroj, a najviac času sa ušetrí na miestach, kde predtým vznikali úzke hrdlá.

Som presvedčený (a viem, že v tomto sa so mnou niektorí nezhodnú), že dobrý systém stojí na tom, ako dobre je definovaný produkt a proces okolo neho. Keď je toto vyriešené na začiatku, systém potom robí to, na čo je určený: prenáša presné dáta naprieč firmou namiesto toho, aby ich niekto musel manuálne doháňať.

Príklad z praxe

Mám klienta, ktorý má e-shop a zároveň vyrába zákazkové produkty na mieru. Na správu zákaziek používal účtovný softvér (obdobu Pohody). Zákazkové produkty mal riešené cez vlastný cenník a napojenie na e-shop malo API, ktoré fungovalo tak akurát, aby nefungovalo poriadne.

Výsledok? Nekonečný prúd objednávok na zákazkové produkty mu chodil do mailu. Z e-shopu mu zase padali objednávky rovno do systému, len neboli kompletné. Aby ich vôbec niekto spracoval, zamestnával štyroch ľudí v backoffice. Ich jedinou úlohou bolo kontrolovať tieto podklady a ručne ich zadávať – najprv do vlastného systému a následne do systému dodávateľa.

A čím viac objednávok mu chodilo (čo by za normálnych okolností mala byť dobrá správa), tým vyťaženejšie bolo toto oddelenie a tým viac chýb sa v objednávkach objavovalo. Firma rástla, ale nie preto, že chcela. Rástla len preto, že musela udržať krok s vlastným chaosom.

My sme mu postavili proces a náš systém okolo neho tak, že sa zadávanie dát presunulo priamo na odberateľa. Zákazník si sám nakonfiguroval zákazkový produkt, a tým prevzal aj zodpovednosť za správnosť údajov. Všetky dáta sa potom cez API spojili priamo so systémom dodávateľa bez toho, aby ich musel ktokoľvek ručne prepisovať.

Výsledok: menej času, menej nákladov a hlavne výrazne menej chybných objednávok, ktoré predtým stáli peniaze na opravy, reklamácie a nespokojných zákazníkov.

Áno, môže sa zdať, že takýto proces a systém, ktorý ho podporuje, je drahý. Ale keď si spočítate, koľko sa tým ušetrí, zaplatí sa sám. A hlavne, je to investícia do rastu firmy, nielen oprava aktuálneho problému.

Čo si z toho odniesť

Ak vo svojej firme cítite, že rastiete, ale zamestnávate čoraz viac ľudí len na to, aby ste udržali rovnaké tempo, skúste sa najprv opýtať, či je to naozaj otázka kapacity. Väčšinou nie je. Väčšinou je to otázka procesu, ktorý bol raz nastavený narýchlo a odvtedy sa naň len nabaľovali ďalší ľudia.

Dobrý proces podporený systémom, ktorý ho skutočne rešpektuje, vám nevráti len čas. Vráti vám aj pokoj v tom, že viete presne, čo sa vo firme deje, bez toho, aby ste sa museli spoliehať na to, že si to niekto správne prepísal z jedného Excelu do druhého.