Warum Sie in ein hochwertiges Produktions- und Auftragsmanagementsystem investieren sollten

Produktionsunternehmen agieren heute in einem Umfeld, in dem sich die Auftragsmenge von Tag zu Tag ändert, Kunden schnelle Lieferung erwarten und das Vertriebsnetz klare Informationen braucht. Die Produktion muss sich an die Realität anpassen, nicht an das, was wir uns in Excel wünschen würden.

Und trotzdem steuern Hunderte kleiner und mittlerer Produktionsunternehmen ihre Kernprozesse noch immer über Excel oder über Systeme, die mit den Anforderungen des heutigen Marktes nicht mithalten können. Wenn Sie dazugehören, ist dieser Text für Sie.

Ein System ist heute keine zusätzliche Software mehr

Früher konnten sich nur große Konzerne ein ordentliches System leisten. Heute ist es genau umgekehrt. Kleinere und mittlere Unternehmen brauchen es am dringendsten, weil sie keine Kapazität für chaotische Verwaltung, manuelles Übertragen von Bestellungen und endlose Telefonate mit Partnern haben.

Excel bewältigt die Komplexität der heutigen Produktion nicht. Und ein zu allgemeines System bewältigt nicht das, was Ihr Unternehmen von dem nebenan unterscheidet.

Die Zahlen sprechen eine klare Sprache

Laut Studien (etwa von Panorama Consulting oder Deloitte; die genauen Zahlen variieren leicht je nach Studie) erreichen Unternehmen, die ein modernes System zur Produktionssteuerung einführen, im Durchschnitt:

• 15 bis 30 % mehr Produktivität,
• 25 bis 50 % weniger Fehler bei Bestellungen,
• Dutzende eingesparte Stunden pro Monat allein dadurch, dass manuelle Prozesse verschwinden,
• niedrigere Verwaltungskosten und weniger unnötige Stillstände.

Diese Zahlen entstehen nicht, weil die Software „magisch" wäre. Sie entstehen, weil das System Daten zentralisiert, Duplikate beseitigt, Routineaufgaben automatisiert und dem Unternehmen die Kontrolle über den gesamten Prozess gibt, nicht nur über einzelne Aufgaben.

Der größte Unterschied entsteht jedoch in dem Moment, in dem das System das Vertriebsnetz direkt mit der Produktion verbindet. Und das ist heute eines der größten Probleme von Produktionsunternehmen in ganz Europa.

Chaos kostet mehr, als den meisten Inhabern bewusst ist

Eine manuell übertragene Bestellung. Ein Telefonat mit einem verwirrten Händler. Eine unklare Vorgabe an die Produktion. Eine veraltete Zeichnungsversion. Eine ungenaue Kalkulation. Ein Fehler bei der Einlagerung. Das sind keine normalen Betriebssituationen. Es sind stille Zeit- und Geldfresser, die ein Unternehmen meist gar nicht bemerkt, bis jemand nachrechnet.

Eine falsch erfasste Bestellung wird zur Reklamation oder zu verlorener Marge. Veraltete Daten bedeuten, dass die Produktion etwas anderes herstellt, als der Kunde bestellt hat. Fehlerhafte Planung bringt Stillstände, Verzögerungen und Stress. Und Chaos, das sich Monat für Monat aufbaut, zeigt sich am Ende auch im Team. Die Produktivität sinkt, und mit ihr die Stimmung.

Ein gutes System fängt die meisten dieser Fehler ab, bevor sie überhaupt entstehen. Es lässt keine unvollständige Vorgabe in die Produktion gelangen. Es lässt keinen Vertriebsmitarbeiter etwas versprechen, das das Unternehmen tatsächlich nicht fertigen kann. Es lässt Abteilungen nicht jede in ihrer eigenen Informationsblase arbeiten.

Vergleichen Sie das mit Excel, wo eine einzige falsch eingegebene Zelle die gesamte Planung unbrauchbar machen kann.

Wachstum, ohne Mitarbeiter nur zur Chaos-Bewältigung einstellen zu müssen

Viele Inhaber denken, dass es für die nächste Stufe vor allem mehr Mitarbeiter braucht. In den meisten Fällen stimmt das nicht (und das sagt meist ein Unternehmen, in dem noch niemand richtig ausgerechnet hat, was das Chaos tatsächlich kostet). Es reicht ein besseres System, das mehr Bestellungen in derselben Zeit verarbeiten kann, die Kommunikation mit Partnern beschleunigt, der Produktion verlässliche Vorgaben liefert und sich um eine genaue Kapazitäts- und Bestandsplanung kümmert.

Dazu habe ich ein konkretes Beispiel. Ein Kunde, der einen Online-Shop betreibt und zugleich kundenspezifische Produkte auf Bestellung fertigt, beschäftigte vier Leute im Backoffice. Ihre einzige Aufgabe war es, Bestellungen zu prüfen, die unvollständig aus dem Online-Shop und chaotisch per E-Mail eintrafen, und sie manuell zu übertragen – zuerst in das eigene System, dann in das System des Lieferanten. Je mehr Bestellungen eingingen, desto überlasteter war die Abteilung, und desto mehr Fehler entstanden.

Wir haben ihm einen Prozess und ein System darum herum aufgebaut, bei dem der Kunde das Produkt selbst konfigurierte und die Daten per API direkt mit dem System des Lieferanten verbunden wurden. Ohne manuelles Übertragen. Das Ergebnis war weniger Zeit, geringere Kosten und vor allem deutlich weniger fehlerhafte Bestellungen. Wir haben niemanden entlassen. Das Unternehmen musste einfach nicht mehr wachsen, nur um mit seinem eigenen Chaos Schritt zu halten.

Genau das kann Excel niemals leisten.

Was Sie daraus mitnehmen können

Der Markt beschleunigt sich, und die Anforderungen an die Produktion steigen. Unternehmen, die sich auf Excel oder ein veraltetes System verlassen, verlieren an Wettbewerbsfähigkeit. Nicht auf einen Schlag, sondern leise – mit jeder falsch erfassten Bestellung und jedem unnötigen Stillstand.

Ein modernes System zur Produktions- und Auftragssteuerung gehört heute zur Grundinfrastruktur eines Unternehmens, genau wie gute Maschinen oder zuverlässige Mitarbeiter.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihre Produktion nur so eben zusammenhält, dass Excel langsam zu Ihrem Feind wird und die Kommunikation mit Ihrem Vertriebsnetz Sie ausbremst, schauen wir uns das gerne gemeinsam mit Ihnen an. Bei Flowlizard bieten wir eine unverbindliche Beratung an, bei der wir gemeinsam Ihre Prozesse durchgehen und zeigen, wo Ihr Unternehmen das größte Wachstumspotenzial hat.