Warum ein guter Prozess in einem Produktionsunternehmen mehr spart, als Sie denken

Ein guter Prozess ist keine Papierarbeit. Er ist ein enormer, oft unsichtbarer Nutzen, der sich in drei Dingen zeigt: in der Geschwindigkeit, in der Fehleranzahl und darin, wie viele Menschen Sie tatsächlich brauchen, damit das Unternehmen funktioniert.

Ein schlechter Prozess verlangt nach Mitarbeitern, die Sie gar nicht bräuchten

Das sehe ich immer wieder, und ich sage es direkt: Viele Unternehmen beschäftigen Menschen für Aufgaben, die ein gut gestalteter Prozess einfach eliminieren würde. Nicht vereinfachen. Eliminieren.

Das häufigste und treffendste Beispiel, das ich kenne: Mitarbeiter übertragen Auftragsdaten von einem System in ein anderes. Und dann wieder zurück. Eine Bestellung kommt in einem Format an, jemand überträgt sie manuell in die Produktion, die Produktion überträgt sie ins Lager, das Lager in die Rechnung. Jede Übertragung ist eine Gelegenheit für einen Fehler. Und jede Stunde, die jemand mit Abschreiben verbringt, ist eine Stunde, die nicht in etwas geflossen ist, das das Unternehmen voranbringt.

Das ist nicht das Problem eines einzelnen langsamen oder unaufmerksamen Mitarbeiters. Es ist das Problem eines Prozesses, der nie so aufgebaut wurde, dass Daten von selbst fließen. Statt den Prozess zu reparieren, stellt das Unternehmen eine weitere Person ein, die dieses Loch im Prozess mit ihrer eigenen Arbeit stopft. Und ein Jahr später noch eine. Das Unternehmen wächst, aber es wachsen auch die Kosten für etwas, das es gar nicht hätte geben müssen.

Ein System, das den Prozess unterstützt, statt ihn zu umgehen

Hier liegt ein Unterschied, den viele übersehen: Der Prozess selbst ist wichtig, aber wenn er mit einem System verbunden ist, das ihn wirklich unterstützt (nicht nur erfasst), vervielfacht sich der Effekt.

Ein gutes System bedeutet nicht schönere Tabellen. Es bedeutet, dass Daten, die an einer Stelle entstehen (zum Beispiel wenn ein Kunde eine Bestellung aufgibt), automatisch dorthin weitergeleitet werden, wo sie als Nächstes gebraucht werden – in Produktion, Lager und Logistik –, ohne dass sie jemand manuell durchklicken muss. Der Informationsfluss beschleunigt sich, Fehler werden minimiert, weil die Daten nur eine Quelle haben, und die meiste Zeit wird genau dort gespart, wo früher Engpässe entstanden.

Ich bin überzeugt (und ich weiß, dass mir hier manche widersprechen werden), dass ein gutes System darauf beruht, wie gut das Produkt und der Prozess darum herum definiert sind. Ist das am Anfang gelöst, tut das System genau das, wofür es gedacht ist: exakte Daten durch das Unternehmen zu tragen, statt dass sie jemand manuell nachträgt.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ich habe einen Kunden, der einen Online-Shop betreibt und gleichzeitig kundenspezifische Produkte auf Bestellung fertigt. Für die Auftragsverwaltung nutzte er eine Buchhaltungssoftware (ähnlich wie Pohoda). Kundenspezifische Produkte wurden über eine eigene Preisliste abgewickelt, und die Anbindung an den Online-Shop hatte eine API, die gerade so funktionierte, dass sie nicht richtig funktionierte.

Das Ergebnis? Ein endloser Strom von Bestellungen für kundenspezifische Produkte landete in seinem Postfach. Aus dem Online-Shop fielen Bestellungen direkt ins System, waren aber unvollständig. Damit sie überhaupt jemand bearbeiten konnte, beschäftigte er vier Leute im Backoffice. Ihre einzige Aufgabe war es, diese Unterlagen zu prüfen und manuell einzugeben – zuerst in das eigene System, dann in das System des Lieferanten.

Und je mehr Bestellungen eingingen (was unter normalen Umständen eine gute Nachricht sein sollte), desto überlasteter war diese Abteilung, und desto mehr Fehler tauchten in den Bestellungen auf. Das Unternehmen wuchs, aber nicht, weil es das wollte. Es wuchs nur, weil es mit seinem eigenen Chaos Schritt halten musste.

Wir haben ihm einen Prozess und ein System darum herum aufgebaut, bei dem die Dateneingabe direkt zum Kunden verlagert wurde. Der Kunde konfigurierte das kundenspezifische Produkt selbst und übernahm damit auch die Verantwortung für die Richtigkeit der Daten. Alle Daten wurden anschließend per API direkt mit dem System des Lieferanten verbunden, ohne dass sie jemand manuell übertragen musste.

Ergebnis: weniger Zeit, geringere Kosten und vor allem deutlich weniger fehlerhafte Bestellungen, die zuvor Geld für Korrekturen, Reklamationen und unzufriedene Kunden gekostet haben.

Ja, ein solcher Prozess und das System, das ihn unterstützt, mögen teuer erscheinen. Aber wenn Sie berechnen, wie viel dadurch gespart wird, zahlt er sich von selbst aus. Und vor allem ist es eine Investition in das Wachstum des Unternehmens, nicht nur die Reparatur des aktuellen Problems.

Was Sie daraus mitnehmen können

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihr Unternehmen wächst, Sie aber immer mehr Leute einstellen, nur um das gleiche Tempo zu halten, fragen Sie sich zuerst, ob es wirklich eine Kapazitätsfrage ist. Meistens ist es das nicht. Meistens ist es die Frage eines Prozesses, der einmal schnell eingerichtet wurde und auf den sich seitdem nur immer mehr Menschen draufgesetzt haben.

Ein guter Prozess, unterstützt von einem System, das ihn wirklich respektiert, gibt Ihnen nicht nur Zeit zurück. Er gibt Ihnen auch die Ruhe, genau zu wissen, was in Ihrem Unternehmen passiert, ohne sich darauf verlassen zu müssen, dass jemand es korrekt von einer Excel-Tabelle in die andere übertragen hat.